Não tenho tempo. Esta é a frase mais ouvida nos dias de hoje. Não temos tempo para estudar, para ir à academia, para brincar com os filhos, para assumir mais responsabilidades... e por aí vai.Estamos vivendo a sociedade dos “Sem Tempo”. Nem toda a tecnologia conseguiu resolver este problema, pelo contrário, ficamos 24 horas online, cheios de emails para responder, informações para pesquisar e ligações para atender, até porque se você tem um celular parece que é obrigação ter que atendê-lo a todo e qualquer momento.
Temos a sensação de que o tempo esta passando rápido demais... Aprimorar a administração do tempo torna-se nosso grande desafio.
Como estabelecer prioridades e dar conta de todos os papéis que desempenhamos em 24 horas?
Primeiro precisamos atacar os vilões da perda de tempo:
1. Falta de organização
Há quem diga que podemos levar até duas horas por dia procurando algo, um sapato, uma roupa, uma chave, um documento, um email. Saiba se organizar e tenha disciplina para manter esta organização.
2. Ter dificuldade em dizer não
Não seja carregador de piano, aquele que assume responsabilidades sabendo que não terá tempo hábil de cumpri-las. Negocie os horários, as urgências. Aprenda a dizer “não” e dê possibilidades para quem lhe faz a solicitação. Exemplo: “Eu não terei condições de atender este seu pedido até às 18h, mas posso lhe entregar até às 12h do dia seguinte. Pode ser?” É mais honesto com você e com o solicitante.
3. Centralizar acreditando que só você sabe fazer bem feito ou que assumindo todas as tarefas estará economizando.
Analise se todas as tarefas que você faz realmente deveriam ser feitas por você. A maioria das cidades conta com serviços de motoboy, tele-entregas, quituteiras, etc. Quantas parcerias podem ser feitas? Quantas coisas podemos comprar prontas e ajudamos o progresso dos empreendedores? Quantas pessoas trabalham com você que poderiam absorver mais responsabilidade ou possuem potenciais para serem desenvolvidos? Sempre analise se o que você está fazendo poderia ser feito por outra pessoa e se este tempo que você está se dedicando a tarefa é a melhor coisa que você poderia fazer neste momento.
Algumas dicas práticas para você ser mais produtivo e menos estressado.
1. Planejamento e organização: comece a planejar o seu dia no dia anterior. Se necessário, coloque um asterisco nas tarefas que você julga que são as mais importantes. Ao agendar alguma reunião ou saída, estime o tempo de duração, assim como o de deslocamento. Lembre-se de deixar um tempo para os imprevistos.
2. Tenha uma agenda: anote tudo. Não confie na memória, recebemos uma avalanche de informações e interrupções. Deixe as anotações sempre à vista.
3. (Follow up) Controle: somente ao concluir a tarefa passe um grifo por cima, ou realce texto se for eletrônica.
Aprenda mais sobre as ferramentas disponíveis em seus equipamentos eletrônicos, como por exemplo, lembretes, marcadores, “TO DO”, despertador, etc.
4. Seja objetivo nas ligações telefônicas e nos textos das redes sociais.
5. Tenha Foco: se precisar terminar um trabalho importante, se você esta pressionado pelo tempo, desligue tudo e todos que possam tirar a sua atenção. Desligue o MSN, Skype, evite procurar algo na internet, onde 5 minutos passam tão rápido que quando você se der conta já se foi meia hora.
6. E, principalmente, tenha um tempo para você não fazer nada. É importante para recuperar as energias, pensar nos seus valores, nos seus sonhos e na quantidade de coisas pelas quais você é grato.
Falamos em administrar tempo para sobrar tempo. Para tempo gasto não há devolução, só para tempo desfrutado e produtivo.
Obrigada por ter me presenteado com o seu tempo.
Um forte abraço e muito sucesso.
Patrícia Santos
Consultora e Palestrante.
Site: www.patriciasantos.com.br – Twitter: @apatriciasantos
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